Protokoll
Allmänt om protokoll
Ett protokoll har enligt svensk rätt enbart bevisverkan, vilket innebär att om ett annat beslut har fattats än vad protokollet utvisar är det vad som beslutats som gäller. Men protokollet är ett starkt bevis för vad som beslutats och det får anses vara det som står i protokollet som gäller till annat bevisats. Protokollets tyngd ökar om det justerats av intressegrupper med avvikande åsikter.
Ett protokoll skall alltid innehålla tid och plats för sammankomsten samt uppgifter om vilka som närvarat på mötet, röstberättigade såväl som andra. I styrelseprotokoll bör det även framgå vilka ledamöter som inte närvarat. Protokollen är normalt inte offentliga handlingar och det finns enligt lag inget krav på att protokoll skall distribueras till bolagsmän, medlemmar eller aktieägare. Annat kan ha intagits i associationens stadgar, bolagsordning, stiftelseförordnande eller liknande. Revisorerna som bl a skall granska förvaltningen äger rätt att ta del av alla protokoll. När protokollet ligger till grund för åtgärd som skall registreras hos Bolagsverket eller länsstyrelsen blir protokollet en offentlig handling.
Det är normalt ordföranden som ansvarar för att protokoll upprättas och justeras. På stämma avgör ordföranden hur protokollet skall föras, vilket kan ske av någon som inte är medlem eller aktieägare. Vem som skall föra ett styrelseprotokoll avgörs av styrelsen och även här kan det ske av någon som inte är medlem i styrelsen. Den som utsetts till att justera protokollet bör föra så noggranna anteckningar att han kan verifiera eller motsäga vad protokollföraren skriver i protokollet. Har den som justerar protokollet en från protokollförarens avvikande uppfattning av vad som beslutats på sammanträdet skall inte protokollet ändras utan justeraren får i protokollet notera sina avvikande åsikter.
Protokollet skall enligt de olika lagarna innehålla de beslut som fattats. Något krav för stämmoprotokoll uppställs därutöver inte i någon av de aktuella lagarna. I aktiebolag och ekonomiska föreningar äger styrelseledamöterna och verkställande direktören rätt att få avvikande mening noterad i styrelseprotokoll. Det får avgöras från fall till fall av den beslutande församlingen om protokollet skall innehålla något om den debatt som föregått besluten. Det har uttalats att protokoll från styrelsesammanträden bör ha en sådan fullständighet så att överblick över förvaltning och viktiga åtgärder bevaras.
Inget hindrar att alla förekommande protokoll upprättas Per cápsulam vilket innebär att ett protokoll upprättas utan att något möte hållits. Därefter cirkuleras protokollet och alla undertecknar. Styrelsemöten kan även hållas per telefon.
Styrelseprotokoll skall föras i nummerföljd och numreringen kan antingen ske med ny nummerserie varje år eller i en evighetsnummerserie. Alla protokoll skall förvaras på ett betryggande sätt. Det finns inget som pekar på att protokoll får makuleras efter tio år enligt reglerna för räkenskapsmaterial. Protokollen skall således arkiveras för evigt.
Protokoll i aktiebolag
I aktiebolag förekommer normalt två typer av protokoll, bolagsstämmoprotokoll och styrelseprotokoll. Enligt aktiebolagslagen, ABL, 10 kap 35 § kan bolagets revisorer lämna erinringar till styrelsen i form av ett protokoll men vanligtvis lämnas sådana erinringar i vanligt brev eller i annan skriftlig handling.
Bolagsstämmoprotokoll
Reglerna om protokoll vid bolagsstämma återfinns i ABL 9 kap 38 §. I paragrafen anges att protokoll vid stämman skall föras genom ordförandens försorg. Ordföranden behöver inte själv föra protokollet men ansvarar för att ett protokoll blir fört. Paragrafen anger vidare att ort och datum skall anges. Har flera stämmor hållits samma dag bör även klockslag anges i protokollet.
I protokollet skall de beslut som stämman har fattat anges. Om ett beslut har fattats genom omröstning, skall i protokollet antecknas vilka yrkanden som har ställts och utfallet av omröstningen. Röstlängden skall tas in i eller fogas som en bilaga till protokollet.
Protokollet skall undertecknas av protokollföraren. Det skall justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet, och minst en av bolagsstämman utsedd justeringsman. Om bolagets styrelse består av en ledamot, vilken äger samtliga aktier i bolaget, behöver inte någon justering ske av protokollet och därför behövs ej heller en justeringsman utses.
Senast två veckor efter bolagsstämman skall protokollet hållas tillgängligt hos bolaget för aktieägarna. En kopia av protokollet skall sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress.
Styrelseprotokoll i aktiebolag
Reglerna om styrelseprotokoll återfinns i ABL 8 kap 24-26 §§. Styrelsens protokoll skall som övriga protokoll ange de beslut som fattats, med rätt för ledamöter och verkställande direktör att få avvikande mening noterad i protokollet. Vad som därutöver skall tas med av diskussioner m m beslutas av styrelsen
Protokollet skall undertecknas av den som har varit protokollförare. Det skall justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet. Om styrelsen består av flera ledamöter, skall det justeras även av en ledamot som utses av styrelsen.
I paragrafen anges även att protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.
22 § anger att när ett bolag har endast en aktieägare skall alla avtal mellan aktieägaren och bolaget, som inte avser löpande affärstransaktioner, på sedvanliga villkor antecknas i eller fogas till styrelsens protokoll.
Protokoll i ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar
Bostadsrättslagen, BRL, hänvisar så gott som uteslutande till lagen om ekonomiska föreningar när det gäller hur protokoll i en bostadsrättsförening skall föras, undertecknas och bevaras. Ett enda särskild regel finns och den avser det stämmoprotokoll som innehåller föreningens beslut om att förvärva ett hus för ombildning av hyresrätter till bostadsrätter. Dessa regler återfinns i BRL 9 kap 19 § och anger att protokollet från sådan stämma skall innehålla uppgifter om hur beräkning av rösterna har skett samt ange att protokollet skall hållas tillgängligt för hyresgästerna och fastighetsägaren.
I ekonomiska föreningar förekommer normalt två typer av protokoll, styrelseprotokoll och föreningsstämmoprotokoll. Precis som i aktiebolag kan föreningens revisorer enligt föreningslagens, FL, 8 kap 14 § lämna erinringar till styrelsen i form av ett protokoll men vanligtvis lämnas sådana erinringar i vanligt brev eller i annan skriftlig handling.
I större ekonomiska föreningar men inte i bostadsrättsföreningar förekommer även att man (enligt FL, 7 kap, 12 §) i stadgarna har intagit bestämmelser att föreningsstämmans befogenheter skall helt eller delvis utövas av särskild vald fullmäktige. Det finns inga regler i lagen om hur sådan fullmäktige skall utses utan detta skall helt regleras i föreningens stadgar. Vanligtvis utses fullmäktige vid lokala möten, i kretsar, distrikt eller liknande. De regler som skall gälla för protokollen vid dessa möten skall helt regleras i stadgarna.
Styrelseprotokoll i ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar
Reglerna om styrelseprotokoll i ekonomiska föreningar återfinns i FL, 6 kap, 8 §, 3:dje st. Paragrafen anger att vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll som undertecknas och justeras av ordföranden och den ledamot som styrelsen utser. Styrelseledamöter och verkställande direktören har rätt att få avvikande mening antecknad i protokollet. Protokoll skall föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.
Varken i lagen eller i dess förarbeten sägs något om protokollets innehåll. Finns inga särskilda regler intagna i föreningens stadgar är det styrelsen själv som avgör om något utöver vilka beslut som fattats skall intas i protokollen. Även inte protokollförda styrelsebeslut gäller. För ordning och reda och för att det skall finnas ett bevis för revisorer och kommande styrelseledamöter över vilka beslut som styrelsen fattat bör alla styrelsebeslut protokollföras. I en bostadsrättsförening kan det mycket väl vara så att styrelsen av en händelse träffas i hissen ner på väg till jobbet och passar då på att fatta beslut. Ett enkelt sätt att få med sådana beslut är att ta med de som en protokollspunkt på nästföljande styrelsemöte.
Stämmoprotokoll i ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar
Föreskrifterna för en ekonomisk förenings föreningsstämmas protokoll återfinns i FL, 7 kap, 10 §, 3:dje stycke. I paragrafen anges att ordförande skall ansvara för att det förs ett protokoll vid stämman. Vidare anges att för protokollet gäller att röstlängden skall tas in i eller bifogas till protokollet, att stämmans olika beslut skall framgå av protokollet samt om röstning har skett hur röstningen utfallit. Protokollet skall undertecknas av ordföranden och minst en justeringsman som utses av stämman. Senast tre veckor efter stämman skall det justerade protokollet hållas tillgängligt hos föreningen för medlemmarna.
Protokoll i handelsbolag
I lagen om handelsbolag och enkla bolag, HBL, finns ingen paragraf som behandlar protokoll. Flera av bolagsmännens rättigheter och skyldigheter samt förhållande mot tredje man regleras i bolagsavtalet. Ett befintligt bolagsavtal kan genom beslutsprotokoll mellan bolagsmännen kompletteras med nya bestämmelser eller ändringar av gamla bestämmelser. Saknas både bolagsavtal och protokoll gäller föreskrifterna i lagen om handelsbolag och enkla bolag. Vissa bestämmelser i lagen kan inte avtalas bort.
För handelsbolag gäller stor avtalsfrihet vilket gör att bolagsmännen kan avtala om hur beslut skall fattas och om hur protokoll skall föras och justeras. Saknas regler för detta får man följa skick och bruk i fråga om sammanträden. Handelsbolag har enligt HBL två beslutsorgan, samtliga bolagsmän samt enbart de bolagsmän som är förvaltningsberättigade. Inget av dessa beslutsorgan har fått något namn i lagen. I ett handelsbolag är också varje enskild förvaltningsberättigad bolagsman i sig ett beslutsorgan. När samtliga bolagsmän sammanträder för att besluta något kan man kalla det för bolagsstämma och när enbart de förvaltningsberättigade sammanträder och fattar beslut kan de jämföras med en styrelse.
Regler för hur bolagsmännen skall sammankallas till möten, hur beslut skall fattas och protokollföras bör således klart och tydligt regleras i ett bolagsavtal bolagsmännen emellan.
Protokoll i stiftelser
I stiftelser finns bara en nivå av beslutande organ. I stiftelser med egen förvaltning utgörs det beslutande organet av en styrelse och i en stiftelse med anknuten förvaltning är det en annan juridisk person som är det beslutande organet. Vad gäller protokoll finns det i stiftelselagen inga andra regler än att protokoll skall föras över de beslut som styrelsen eller förvaltaren fattar och att protokoll såväl som övriga handlingar förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. En förvaltare behöver inte föra särkilt protokoll för varje stiftelse han förvaltar utan det kan ske i gemensamt protokoll likaväl som det kan ske i förvaltarens egna protokoll. Därutöver kan i stiftelseförordnandet finnas bestämmelser om protokoll vilka då måste följas.