Löpande redovisning

Med löpande redovisning avses den dagliga bokföringen av företagets ekonomiska transaktioner. Detta regleras i 5 kap. Bokföringslagen. Eftersom redovisningsförfarandet skiljer sig mellan de olika stora företag har vi nedan specificerat på vilket sätt det skiljer sig. Hur redovisningen årligen skall avslutas skiljer sig också , se dokumentet Redovisningens avslutande.

Grundbokföring och huvudbokföring

Företagets affärshändelser skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordningen – Grundbokföring – och i systematisk ordning – Huvudbokföring. En utskrift i registreringsordning brukar även kallas för verifikationslista och en utskrift i systematisk ordning huvudbok.

Grundbokföring – innebär att alla affärshändelser ska bokföras i kronologisk ordning, det vill säga i den ordning de sker. Detta görs med hjälp av datum för transaktionerna och verifikationsnummer på underlaget/verifikationen.

Huvudbokföring – innebär att man lägger upp redovisningen systematiskt så att man får en översikt över företagets ställning och resultat. I praktiken innebär detta att bokföringen görs efter vad intäkten eller kostnaden avser, på olika konton utifrån en kontoplan. Det finns en standardiserad BAS-kontoplan, men beroende på vilken bolagsform man har för sin verksamhet varierar även kontona.

Både reglerna om grundbokföring och huvudbokföring måste uppfyllas för att redovisningen ska anses vara korrekt enligt bokföringslagen.

Tidpunkten för bokföringen

Affärshändelser ska bokföras på ett sådant sätt att de kan presenteras i den ordning som de har skett. Kontanta in- och utbetalningar måste bokföras senast påföljande arbetsdag. Med kontanta in- och utbetalningar menas transaktioner som rör kassan. Andra affärshändelser skall bokföras så snart det kan ske, d.v.s. så snart företaget har tillgång till erforderliga uppgifter för att kunna bokföra händelserna på ett godtagbart sätt.  Inom ramen för god redovisningssed ges möjligheter att bokföra senare än vad huvudregeln säger.

Aktiebolagstjänst kan hjälpa dig att förklara när just ditt företag senast måste bokföra övriga affärshändelser.

Verifikationer och rättelse av verifikation

Verifikationer

Inom redovisningen är en verifikation ett skriftligt dokument, t.ex. ett kvitto eller en faktura som visar att en affärshändelse skett. För varje affärshändelse måste det finnas en verifikation. På verifikationen ska det finnas uppgifter om:

Rättelse av verifikationer

Om en bokföringspost rättas skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

Periodisering

Inom redovisning innebär periodisering att inkomster och utgifter fördelas till de perioder de hör. Endast de utgifter och inkomster som hör till räkenskapsåret ska påverka resultatet. Övriga inkomster och utgifter hör till kommande räkenskapsår och måste därför periodiseras, det vill säga bokas upp som tillgångar respektive skulder i bokslutet och intäkts- respektive kostnadsföras kommande räkenskapsår.

Löpande bokföring

Följande uppgifter ska alltid kunna utläsas ur den löpande bokföringen för varje bokförd post:

Ur den löpande redovisningen ska man kunna utläsa en viss verifikations registerordning, till vilken redovisningsperiod den hör, verifikationsnummer, kontering och bokfört belopp. Den löpande redovisningen avslutas vid räkenskapsårets slut med ett årsbokslut.

Beroende på vilken bolagsform och verksamhet man bedriver ska kontoplanen anpassas. Kostnader, t.ex. löner, bokförs på olika sätt. I aktiebolag är företagsledare och personal anställda av bolaget och kostnadsförs på respektive kostnadskonton. I handelsbolag och kommanditbolag tar ägarna ut s.k. privatuttag under räkenskapsåret på den kommande vinsten i slutet av räkenskapsåret. Varje delägare i handelsbolaget eller kommanditbolaget har ett eget konto under kontoklassen eget kapital. Ersättning till anställd personal i enskilda firmor, handelsbolag eller kommanditbolag skall dock bokföras som kostnad på löners konto.

Ett normalt räkenskapsår skall enligt bokföringslagen omfatta 12 månader. Ett räkenskapsår kan i undantagsfall vara förkortat eller förlängt. Ett företags första och sista räkenskapsår får vara kortare än 12 månader och maximalt 18 månader långt. Ibland kan ett bolag behöva ändra sitt räkenskapsår att sluta på ett annan datum Aktiebolagstjänst kan hjälpa dig med detta.

Enskilda näringsidkare samt handels- och kommanditbolag måste ha kalenderår som räkenskapsår, 1 januari till 31 december. Aktiebolag och ekonomiska föreningar kan ha brutet räkenskapsår. Alla månadsslut är numera tillåtna som bokslutsdatum. Ska du starta ett nytt aktiebolag har Aktiebolagstjänst alltid privata aktiebolag med samtliga räkenskapsår som bokslutsdatum

Affärshändelserna ska kunna presenteras i en och samma redovisningsvaluta. Redovisningsvalutan ska normalt vara svenska kronor. I aktiebolag, ekonomiska föreningar, sparbanker, medlemsbanker, understödsföreningar, försäkringsbolag och ömsesidiga försäkringsbolag kan redovisningsvalutan i stället vara euro. Inga andra valutor är tillåtna. Vilken valuta bolaget får använda ska registreras hos Bolagsverket.